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Die Dänische Botschaft, Berlin sucht eine/n neue/n Kollegen/in für die Verwaltungsabteilung

Die Botschaft sucht einen positiv denkenden, proaktiven und ergebnisorientierten Kollegen/in für die Verwaltungsabteilung. Das Team der Verwaltung besteht aus drei Mitarbeitern, welche der stellvertretenden Leitung der Botschaft unterstellt sind.

Position: Mitarbeiter/in der Verwaltung
Anstellung: Elternzeitvertretung, Vollzeit, Anstellung für mind. ein Jahr mit Möglichkeit der Verlängerung.
Anstellungsbeginn: 15. Februar 2019
Anstellungsort: Dänische Botschaft, Berlin
Bewerbungsschluss: 25. November 2018

Die Verwaltungsabteilung arbeitet mit der Ökonomie, dem Personal und dem Facility Management der Botschaft. Als Mitarbeiter/in der Verwaltung werden Sie hauptsächlich mit Aufgaben aus dem Controlling und der Buchhaltung sowie der Personalverwaltung betraut sein. Dabei wird nicht erwartet, dass Sie in allen Bereichen Erfahrungen und Wissen vorweisen können. Wir erwarten jedoch, dass Sie Interesse an allen Aufgabenbereichen mitbringen und bereit sind, neue
Fähigkeiten zu erwerben. Zu einem gewissen Grad, können die Aufgaben an das individuelle Bewerberprofil angepasst werden.

Es wird erwartet, dass Sie flexibel und bereit sind, Ihren Fähigkeiten entsprechend, zum Gesamtportfolio der Aufgaben an der Botschaft beizutragen, auch wenn diese außerhalb Ihres Aufgabenbereichs liegen sollten.

Hauptaufgaben

  • Budgetierung und Controlling.
  • Buchhaltung in Kooperation mit dem ökonomischen Service-Team des Dänischen Außenministeriums.
  • Verwaltung der Lokalangestellten bei der Botschaft, sowie bei den dänischen Repräsentationen in Flensburg, Hamburg und München (z.B. Entwurf von Verträgen nach Vorlage).
  • Lohnbuchhaltung für Ortskräfte bei den dänischen Repräsentationen in Flensburg, Hamburg und München. Pflege der Personaldaten im Programm Lexware.
  • Korrespondenz mit dem Protokoll des deutschen Auswärtigen Amtes bezüglich HR Themen, z.B. Protokollausweise für entsandte Mitarbeiter, Titel, Akkreditierung.
  • Unterstützung der entsandten Mitarbeiter bei der Versetzung nach Berlin und der Rückkehr, z.B. in Fragen der Unterbringung, Schule, Kinderbetreuung.
  • Super User, Zeitregistrierungssoftware des Dänische Außenministeriums.
  • Verwaltung von Praktikanten – Sicherheitsüberprüfung usw.
  • Verwaltung von rentenähnlicher Unterstützung ehemaliger Angestellter.
  • Mitarbeit bei Facility Management Projekten für Botschaft und Residenzen.

Erforderliche Qualifikationen

  •  Relevante Ausbildung oder Arbeitserfahrung in der Verwaltung: Relevante Erfahrung im Bereich Buchhaltung, Controlling und/oder HR sind ein großer Vorteil. Es wird jedoch ein einleitendes „Training on the job“ geben und es wird nicht erwartet, dass Sie alle Aufgaben vom ersten Tag an ausführen können.
  • Methodische und systematische Herangehensweise an professionelle Herausforderungen.
  • Grundwissen über deutsche soziale Gegebenheiten, Arbeitsrecht usw. sind ein großes Plus. Wir erwarten die Fähigkeit, einen juristischen Text, Gesetze und Regeln auf Deutsch und Dänisch lesen und verstehen zu können.
  • Hohes Verantwortungsbewusstsein und Loyalität gegenüber der Leitung der Botschaft.
  • Flexibilität und Bereitschaft sich an die wechselnden Anforderungen der Botschaft anzupassen.
  • Fähigkeit auch unter Zeitdruck gründlich zu arbeiten.
  • Sehr gute Kenntnisse der Deutschen und Dänischen Sprache.
  • Gute Englisch Kenntnisse.

Was wir anbieten

  • Eine spannende, interkulturelle und dynamische Arbeitsumgebung mit einer großen Aufgabenbreite.
  • Interessante Aufgaben in einem Umfeld hochmotivierter Kollegen.

Anstellungsbedingungen

  •  Wir bieten eine Vollzeitbeschäftigung von mindestens einem Jahr Dauer mit Möglichkeit der Verlängerung. Die Anstellung erfolgt auf der Grundlage der Angestelltenregeln für Ortskräfte bei den Dänischen Repräsentationen in Deutschland. Diese wiederum beruhen auf den relevanten, bindenden deutschen Arbeitsmarktgesetzen.
  • Ihre wöchentliche Arbeitszeit beträgt 37 Stunden pro Woche mit bezahlter Mittagspause an Tagen mit mindestens 6 Arbeitsstunden. Es gibt einen gewissen Grad an Flexibilität bezüglich der Gestaltung der wöchentlichen Arbeitszeit.
  • Sie erhalten 5 Wochen bezahlten Urlaub/Jahr
  • Ihr Gehalt wird entsprechend Ihrer Qualifikation und Arbeitserfahrung festgelegt.

Bewerbungs- und Anstellungsprozess

Bitte schicken Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung in deutscher Sprache, zu Händen Lena Warntjen an beramb@um.dk. Ihre Bewerbung sollte ein Anschreiben, Lebenslauf, Ausbildungsund Arbeitszeugnisse, 2-3 Referenzen, sowie ein polizeiliches Führungszeugnis erhalten. Bitte schicken Sie die Bewerbung mit dem Betreff: „Ihr Name/Bewerbung als lokalangestellte/r Verwaltungsmitarbeiter/in“.

Die Botschaft misst Gleichstellungthemen größte Bedeutung bei. Wir begrüßen deshalb ausdrücklich Bewerbungen aller qualifizierter Personen, unabhängig von deren Hautfarbe, Geschlecht, Religion, Alter oder einer evtl. Behinderung. Ausgewählte Kandidaten werden zu Interviews eingeladen, welche voraussichtlich im Dezember
2018 stattfinden. Die ausgewählten Kandidaten müssen sich einem Sicherheitscheck der dänischen Sicherheitsbehörden unterziehen, bevor Sie angestellt werden können.

Fragen?

Bei Fragen kontaktieren Sie Lena Warntjen, lenwar@um.dk oder +49 30-5050 2114.

Über uns

 Die Dänische Botschaft ist Teil des Dänischen Außenministeriums. Die Botschaft ist für Deutschland, die Schweiz und Liechtenstein akkreditiert. Die Botschaft ist ein ambitiöser, schneller und dynamischer Arbeitsplatz mit ca. 35 Angestellten. Davon sind 9 entsandte des Dänischen
Außenministeriums.

Königlich Dänische Botschaft
Rauchstr. 1
D-10787 Berlin
Tlf: +49 30 5050 2000
Fax: +49 30 5050 2050
E-Mail: beramb@um.dk