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Die Königlich Dänische Botschaft, Berlin sucht eine/n neue/n Kollegen/in für die Verwaltungsabteilung

Position: Mitarbeiter/in der Verwaltung
Anstellung: Vollzeit, zwei Jahre befristet - mit Möglichkeit der Verlängerung
Anstellungsbeginn: 15. Oktober 2019
Anstellungsort:  Dänische Botschaft, Berlin
Bewerbungsschluss: 31. Juli 2019


Die Botschaft sucht eine/n positiv denkende/n, proaktive/n und ergebnisorientierte/n Kollegen/in für die Verwaltungsabteilung. Das Team der Verwaltung besteht aus drei Mitarbeitern, welche der stellvertretenden Leitung der Botschaft unterstellt sind.

Die Verwaltungsabteilung arbeitet mit Finanzen, Personalwesen und Facility Management der Botschaft. Als Mitarbeiter/in der Verwaltung werden Sie hauptsächlich Aufgaben aus der Finanz- und Personalverwaltung betreuen.
Es wird erwartet, dass Sie flexibel sind und bereit sind, Ihren Fähigkeiten entsprechend, zum Gesamtportfolio der Aufgaben an der Botschaft beizutragen, auch wenn diese außerhalb Ihres Aufgabenbereichs liegen sollten.

Hauptaufgaben:
• Budgetierung und Controlling.
• Buchhaltung in Kooperation mit dem Finanz-Service-Team des Dänischen Außenministeriums.
• Verwaltung der örtlich angestellten Mitarbeiter bei der Botschaft, sowie bei den dänischen Vertretungen in Flensburg, Hamburg und München.
• Lohnbuchhaltung für Ortskräfte bei den dänischen Vertretungen in Berlin, Flensburg, Hamburg und München. Pflege der Personaldaten im Programm Lexware. 
• Korrespondenz mit dem Protokoll des deutschen Auswärtigen Amtes bezüglich HR Themen, z.B. Protokollausweise für entsandte Mitarbeiter, Titel, Akkreditierung.
• Unterstützung der entsandten Mitarbeiter bei der Versetzung nach Berlin, z.B. in Fragen von Mietverhältnissen, Schulwesen und Kinderbetreuung.
• Super User, Zeitregistrierungssoftware des Dänischen Außenministeriums.
• Verwaltung von Praktikanten – Sicherheitsüberprüfung usw.
• Mitarbeit bei Facility Management Projekten für Botschaft und Residenzen.

Erforderliche Qualifikationen
• Relevante Ausbildung oder Arbeitserfahrung in der Verwaltung: Relevante Erfahrung im Bereich Buchhaltung, Controlling, Budgetierung und HR sind ein großer Vorteil.
• Methodische und systematische Herangehensweise an professionelle Herausforderungen.
• Grundwissen über deutsche soziale Gegebenheiten, Arbeitsrecht usw. sind ein großes Plus. Wir erwarten die Fähigkeit, einen juristischen Text, Gesetze und Regeln auf Deutsch, Englisch und Dänisch lesen und verstehen zu können.
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und Loyalität gegenüber sowohl der Leitung, den entsandten Mitarbeitern als auch den Ortskräften der Botschaft.
• Flexibilität und Bereitschaft sich an die wechselnden Anforderungen der Botschaft anzupassen.
• Fähigkeit auch unter Zeitdruck gründlich zu arbeiten.
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und dänischen Sprache.
• Gute Englisch-Kenntnisse.

Was wir anbieten
• Eine spannende, interkulturelle und dynamische Arbeitsumgebung mit einer großen Aufgabenbreite.
• Interessante Aufgaben in einem Umfeld hochmotivierter Kollegen.

Anstellungsbedingungen
• Wir bieten eine Vollzeitbeschäftigung befristet auf zwei Jahre mit Möglichkeit der Verlängerung.
• Die Anstellung erfolgt auf der Grundlage der Angestelltenregeln für Ortskräfte bei den dänischen Vertretungen in Deutschland. Diese wiederum beruhen auf den relevanten, bindenden deutschen Arbeitsmarktgesetzen.
• Ihre wöchentliche Arbeitszeit beträgt 37 Stunden pro Woche mit bezahlter Mittagspause an Tagen mit mindestens 6 Arbeitsstunden. Es gibt einen gewissen Grad an Flexibilität bezüglich der Gestaltung der wöchentlichen Arbeitszeit.
• Sie erhalten 5 Wochen bezahlten Urlaub/Jahr.
• Ihr Gehalt wird entsprechend Ihrer Qualifikation und Arbeitserfahrung festgelegt.

Bewerbungs- und Einstellungsprozess
Bitte schicken Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung in deutscher Sprache, zu Händen Solveig Bang an beramb@um.dk. Ihre Bewerbung sollte ein Anschreiben, Lebenslauf, Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse, 2-3 Referenzen, sowie ein polizeiliches Führungszeugnis beinhalten. Bitte schicken Sie die Bewerbung mit dem Betreff: „Ihr Name/Bewerbung als lokalangestellte/r Verwaltungsmitarbeiter/in“.

Die Botschaft misst Gleichstellungsthemen größte Bedeutung bei. Wir begrüßen deshalb ausdrücklich Bewerbungen aller qualifizierter Personen, unabhängig von deren Hautfarbe, Geschlecht, Religion, Alter oder einer evtl. Behinderung.

Ausgewählte Kandidaten werden zu Vorstellungsgesprächen eingeladen, welche voraussichtlich im August 2019 stattfinden. Die ausgewählten Kandidaten müssen sich einem Sicherheitscheck der dänischen Sicherheitsbehörden unterziehen, bevor Sie angestellt werden können.

Fragen?
Bei Fragen kontaktieren Sie Solveig Bang solban@um.dk oder +49 30-5050 2113.

Über uns
Die Dänische Botschaft ist Teil des Dänischen Außenministeriums. Die Botschaft ist für Deutschland, die Schweiz und Liechtenstein akkreditiert. Die Botschaft ist ein ambitiöser, schneller und dynamischer Arbeitsplatz mit ca. 40 Angestellten. Davon sind 8-9 entsandte des Dänischen Außenministeriums.

Weitere Informationen über die Botschaft, siehe www.tyskland.um.dk